Identificación y Ley de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo (Wwft por sus siglas en neerlandés)
Identificación y obligación de notificación en el notariado
En virtud de la Ley del Notariado, el notario está obligado a verificar la identidad de su cliente. Además, el notario está obligado por ley a investigar a sus clientes y a notificar las transacciones inusuales a un centro de notificación nacional del gobierno (FIU-Nederland). Esto se basa en la Ley de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo (Wwft). Muchas de las actividades del notario están sujetas a la Wwft. Los servicios en el ámbito del derecho inmobiliario y mercantil suelen estar sujetos a la Wwft. La Wwft también puede ser aplicable al derecho de personas y familia, por ejemplo, si el notario también presta asesoramiento fiscal.
Investigación de clientes
El grado de exhaustividad de la investigación que debe realizar el notario depende de los riesgos de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo. Las circunstancias que influyen en esos riesgos son, por ejemplo:
- si el cliente opera en un sector conocido por ser susceptible de prácticas de blanqueo de capitales, o si financia con fondos relacionados con dicho sector;
- si el cliente, la transacción o los fondos utilizados están relacionados con un país conocido por su alto riesgo de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo;
- si el cliente aparece en los medios de comunicación con noticias que aumentan el riesgo de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo;
- si el servicio solicitado al notario se ajusta al profil del cliente;
- o si el cliente tiene o ha tenido un cargo político importante, lo que conlleva un riesgo de corrupción.
Por lo tanto, la investigación del notario varía según el caso. Y en algunas circunstancias, el notario debe hacer más preguntas.
Lo que debe investigar el notario se establece en la Wwft. Se trata de los siguientes aspectos:
- la identidad del cliente (y del representante, si lo hay);
- el objetivo y los antecedentes de los trabajos solicitados;
- si los representantes están autorizados para representar al representado;
- si el cliente actúa realmente por cuenta propia o, en realidad, por cuenta de otra persona;
- en el caso de transacciones financieras: el origen de los fondos (u otros recursos financieros) utilizados en las mismas (para evitar el uso de dinero ilegal);
- en el caso de personas jurídicas y sociedades: cómo es la estructura (propiedad y control) y quiénes son los beneficiarios finales (UBO);
- si el cliente o el UBO es una persona políticamente prominente.
El notario no puede realizar trabajos para un cliente si no se puede completar la investigación del cliente. Si ya existe una relación con el cliente, en ese caso debe terminarse esa relación. Si además hay indicios de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo, el notario debe informar a la FIU-Nederland.
Verificación de la identidad
Las personas con nacionalidad de un país de la UE/EEE o Suiza pueden verificar su identidad mediante un pasaporte nacional válido, un pasaporte diplomático o de servicio, un documento de identidad válido con fotografía o un permiso de conducir válido con fotografía cuyo titular resida en los Países Bajos. Las demás personas pueden verificar su identidad mediante un documento de viaje válido o un documento de extranjería válido. La verificación de la identidad también puede ser realizada por otro profesional, de acuerdo con el notario.
Obligación de notificación
En el caso de los servicios prestados en virtud de la Wwft, el notario está obligado a notificar las transacciones inusuales a un centro de notificación nacional del gobierno (FIU-Nederland). Una transacción (o transacción prevista) se considera inusual si puede estar relacionada con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. El notario tiene la obligación de guardar secreto, pero la obligación de notificación la anula. El notario no puede revelar al cliente nada sobre una notificación (ni si tiene intención de realizarla o la ha realizado). El notario no tiene la obligación de informar si una transacción inusual (o una transacción inusual prevista) se menciona en una reunión orientativa. En ese caso, los clientes pueden discutir libremente todo con el notario. La obligación legal de informar se aplica desde el momento en que el notario acepta un caso y queda claro que la transacción solicitada está sujeta a la Wwft.
Dinero en efectivo
De acuerdo con sus normas profesionales, los notarios no pueden aceptar ni pagar cantidades en efectivo superiores a 2.500 €. En virtud de la Wwft, el notario tiene la obligación de notificar a la FIU-Nederland los pagos en efectivo de 10.000 € o más. La obligación de notificación también se aplica si el cliente ingresa el efectivo en una cuenta del notario. También deben notificarse los pagos en efectivo previstos por el cliente al notario o los pagos deseados de 10.000 € o más que no se hayan realizado.
Identidad de personas físicas como clientes
Los nacionales de los países de la UE/EEE y Suiza pueden acreditar su identidad mediante un pasaporte nacional válido, un pasaporte diplomático o un pasaporte de servicio, un documento de identidad neerlandés válido con fotografía o un permiso de conducir válido con fotografía cuyo titular resida en los Países Bajos. Otras personas pueden acreditar su identidad mediante un documento de viaje válido o un documento de extranjería válido si residen en los Países Bajos durante más de tres meses, y mediante un pasaporte nacional válido si no residen en los Países Bajos (más de tres meses). La verificación de la identidad también puede ser realizada por otro profesional, de acuerdo con el notario. Si se redacta una escritura notarial, el notario debe verificar la autenticidad del documento de identidad con un escáner especial (escáner WID).
Identidad de las personas jurídicas y sus UBO's como clientes
La identidad de una persona jurídica como cliente, como una sociedad limitada, una sociedad anónima o una fundación, puede verificarse mediante un extracto del registro mercantil. Este extracto puede ser tanto en formato físico como electrónico, solicitado por el propio notario. Todas las personas que sean propietarias finales o tengan control sobre una persona jurídica cliente también deben ser conocidas por el notario y, si se desea, someter su identidad a verificación. Estas personas también se denominan UBO, es decir, ultimate beneficial owners (beneficiarios finales). Toda persona jurídica tiene al menos un UBO, pero también puede tener varios. Un UBO es siempre una persona física. Si no hay un UBO «real» o si existe alguna duda sobre si la persona identificada es el UBO, todas las personas físicas que pertenecen al personal directivo superior de la persona jurídica cliente se considerarán pseudo-UBO (por ejemplo, todos los administradores estatutarios de una sociedad limitada). Para otras entidades jurídicas como clientes, como una sociedad civil o una sociedad comanditaria, se aplican normas similares.
Registro UBO
Si el cliente es una persona jurídica u otra entidad jurídica, el notario debe consultar el registro UBO para determinar si los UBO del cliente figuran en él. El registro UBO es un registro en el que casi todas las personas jurídicas y otras entidades jurídicas neerlandesas deben inscribir a sus UBO. El registro UBO forma parte del registro mercantil de la Cámara de Comercio. Parte de los datos del registro UBO son públicos. Si existe una diferencia entre la información UBO incluida en el registro UBO y la información UBO que tiene el notario, este debe comunicar dicha diferencia a la Cámara de Comercio. Esto se denomina obligación de notificación. Al igual que en el caso de la notificación de una transacción inusual a la FIU-Nederland, la obligación de notificación rompe el secreto profesional del notario.
Origen de los fondos
El notario debe investigar el origen de los fondos utilizados en una transacción financiera. Esto también se aplica si los fondos proceden de una cuenta bancaria neerlandesa. El notario tiene su propia obligación de investigación, además de la del banco. Esta obligación de investigación también se aplica a los fondos que no se pagan a través de la cuenta de terceros del notario (es decir, también en el caso de un pago entre las partes). Además, esta obligación de investigación también se aplica si la transacción se financia con medios financieros distintos del dinero (como compensaciones o acciones). El notario no puede participar en una transacción financiera si no es plausible que los fondos utilizados procedan de una fuente legal. También en este caso, la profundidad de la investigación por parte del notario depende de los riesgos de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo. Si la investigación no puede completarse a satisfacción del notario, este se negará a prestar sus servicios y posiblemente lo notificará a la FIU-Nederland.
FUENTE: Real Colegio Notarial neerlandés (KNB), marzo de 2022